日野コンピューターシステム株式会社
PROJECT STORY 031万人のリモートワーク環境構築
多様な働き方への対応とパンデミックから従業員を守るため、1万人のリモートワーク環境構築をかつてない規模・スピードで導入するプロジェクトが発足した。インフラ構築・セキュリティ・労務管理等の様々な課題に対して各担当との調整が必要となる中、フットワークを生かした迅速なコミュニケーションで課題を解決した。
PROJECT MEMBER
NW・OAソリューション部
OA･コミュニケーション基盤室
2012年入社 M.K.
入社以来、日野自動車グループの資産管理を担当。本プロジェクトでは、リモートワークを立ち上げるにあたり必要な情報の収集、テスト環境の構築、技術検証などの全体管理を担当。
NW・OAソリューション部
NW室
2009年入社 Y.W.
入社以来、日野自動車グループのネットワークインフラ構築・維持・運用を担当。本プロジェクトでは、リモートワークの拡大に伴う負荷増に耐えうるネットワークインフラの構築を担当。
NW・OAソリューション部
OA･コミュニケーション基盤室
2018年入社 M.I.
入社以来、日野自動車グループのOA機器の導入・運用管理を担当。本プロジェクトでは、リモートワークシステム利用者のための専用窓口の新設・運用管理を担当。
PHASE 01
1万人のリモートワークを1か月で全社展開
当初は小規模に準備した在宅勤務システムであったが、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、約1万人の従業員が在宅勤務できる環境整備が急務となった。
一刻を争うスピードが求められる中、利用するサービスの決定、リモートワーク用パソコンの準備と配布、ネットワーク回線の増速と問い合わせ体制の準備などを行う、大規模プロジェクトとなった。
技術的なこと以外で特に気を使ったのは「3密」回避。作業員同士はもちろんのこと、パソコンを配布する際の利用者への受け渡しについても注意が必要だった。
PHASE 02
安全に配慮した大規模プロジェクトの完遂
今回のプロジェクトでは、安全への配慮として感染防止対策を最優先とした。作業場所の分散を行い、作業者の「3密」回避に最善の注意を払って対応にあたるとともに、貸出パソコンの受渡しは利用者ごとにタイミングをずらした日程を作成し、接触機会を最小限に留めた。
これ以外にも様々な課題があったが、全てにおいてスピード感をもって対応した。
- 貸出用パソコン準備作業の納期確保のため、昼夜２シフトや休日対応を行い納期の短縮を行った。
- ネットワーク増強は在宅勤務率を想定した通信量増加を試算し、必要量のネットワーク増速をミニマムコストかつ最短納期で構築した。
- 在宅勤務が円滑に実施できるよう、在宅勤務を想定したQ&A集を事前整備した。
PHASE 03
従業員の安全確保のため、リモートワーク環境を短納期で整備
当初の想定を大きく上回る台数のリモートワーク用パソコンを利用者へ配布し、間接部門で勤務するほとんどの従業員が在宅勤務を開始することができた。
プロジェクト開始直後の2020年3月には問い合わせ窓口をスピード開設し、現在までに数千件の問い合わせを受け付け、それらを全て解決。
ネットワーク回線能力が不足していた頃は、特定の時間帯に大きな遅延や回線断が発生したが、現在では出社勤務とほぼ変わらない操作感を実現している。
これらの成果が評価され、日野自動車の機関誌に見開きページで担当者全員の写真まで大きく掲載されるような特集が組まれた。また、日野自動車の年頭挨拶でも本活動が紹介され、改めて大きなプロジェクトを達成したんだと実感。自社内においても前年度の優れた業績として社長賞を受賞し、社内外からの大きな評価と達成感を得ることができた。
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